Hemen paylaşın
İhale işlem dosyası nedir?
Kamu İhale Kanuna göre ihale işlem dosyası tutulması, bir zorunluluktur. Bu doğrultuda, ihalesi yapılacak her bir iş için, bilgi ve belgelerin bir arada saklanması ve/veya gerektiğinde kullanılması amaçlanmaktadır.
İşlem dosyası, o işle ilgili tüm belgeleri içeren bir doküman olmalıdır. Çünkü sürecin takibi bu dosyadaki verilere göre değerlendirilecektir.
İhale İşlem Dosya İçerikleri
İhalesine göre değişen belgeler olmakla birlikte, içerikler genel olarak şu şekilde değerlendirilebilir;
- İlân veya davet metinleri (yerel gazete, tutanak, yazı vb.)
- İhale komisyonunun kurulması ve ihaleye ilişkin onay belgeleri,
- Yaklaşık maliyet hesabına ilişkin tüm belgeler (hesap cetveli, fiyat ve rayiçlerin tespitine ilişkin belgeler vb.)
- İhale dokümanı içeriği, zeyilname ve/veya açıklamaları,
- Adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler,
- İhale komisyonu tutanak ve kararları,
- Ödenek ve/veya değişikliğine ilişkin belgeler,
- Yapım işlerinde kamulaştırma ve imar işlemlerinin tamamlandığına ilişkin belgeler,
- Bilgi eksikliği kapsamında yapılan tüm yazışmalar ve belgeler,
- İhale komisyonu tutanak ve kararları,
- İsteklilerin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını gösteren teyit belgeleri,
- İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik gereğince yapılan başvurulara ilişkin tüm belgeler (şikayet, itirazen şikayet vb.)
- Kesinleşen ihale kararları, aşırı düşük teklifler sorgulamaları, tekliflerin geçerlilik süresinin uzatılması kararları, ihale iptali kararları gibi kararların ve bunlara ilişkin verilen cevaplar ile tebliğ belgeleri (ör/ ekap tebliğ mazbatası)
- İhale süreciyle ilgili onay veya izin belgeleri dahil diğer tüm bilgi ve belgeler
