Hemen paylaşın
İhale Hazırlık Sürecinde Yapılması Gereken İş ve İşlemler Nelerdir?
Öz
Bilindiği gibi, ihalenin sonuçlanmasına müteakip; taraflar sözleşme imzalamakta ve edimin ifasını sözleşmede anlaşılan şartlarda yükleniciler yerine getirmektedir. Bu süreçte ister istemez bir takım anlaşmazlıklar oluşmakta ve taraflar bu anlaşmazlıkları kendi başlarına çözememektedir.
Günümüzde sözleşme ve sonrası süreçte ortaya çıkan anlaşmazlıkların büyük bir kısmı ise, ihaleye hazırlık sürecinde yapılması gereken iş ve işlemlerin eksik veya mevzuata aykırı yapılmasından kaynaklanmaktadır. İş bu yazımızda yapım ihale hazırlık sürecinde idarelerin yapması gerekenleri kısaca özetleyeceğiz. Unuttuğumuz kısımlar olursa, lütfen Kamu ihale Kanunu ve yürürlükteki diğer mevzuatlara bakınız.
İhale Hazırlık Sürecinde Hangi Çalışmalar Yapmalıdır (Yapım İşleri)?
Teknik Çalışmalar
– Öncelikle yapının yapılacağı arsanın temin edilmesi (kamulaştırma vb.ile) ve gerekli imar işlemlerinin tamamlanması gerekmektedir. Ayrıca zemin etüdünün arazi şartları ve mevzuatına göre eksiksiz yapılarak ihale dokümanında isteklilere sunulması, ÇED raporu alınması zorunlu işlerde; ÇED olumlu belgesi alınması, daha sonra çıkabilecek anlaşmazlıklar açısından önemlidir.
– Uygulama projelerinin, yaptırılması hedeflenen işin tüm ayrıntılarını kapsayacak şekilde yapılması gerekmektedir. Ayrıca bu projelerdeki elektrik, mekanik ve elektrik gibi kısımların birbirine aykırı olmaması esastır. Mahal listeleri de uygulama projesiyle uyuşması, tüm bu teknik çalışma ve dokümanlar; ihale mevzuatı ve birbiriyle uyumlu olmalı ve yapım esaslarına aykırı olmamalıdır. Teknik ve idari tüm dokümanlar hazır olmadan kesinlikle ihaleye çıkılmamalıdır.
Mali Çalışmalar
– İhtiyaç ve tespitler yapıldıktan sonra bir diğer önemli iş, ödenek temini ve planlanmasıdır. Birden fazla yılı kapsayan ve yatırım niteliği olan işlerde yılın ilk dokuz ayında ihalenin sonuçlandırılması esastır. (Doğal afetler nedeniyle yapılması gerekenler işler hariç)
– Bu tür yapım işlerinde ilk yılın ödeneğinin, sözleşmenin imzalanacağı yaklaşık tarih baz alınarak; o yıl için planlanan ödenek dilimi, yapılacak işin niteliği, farklı ünitelerde aynı anda çalışabilme koşulları, mevsim şartları ve kalan imalat süresi gibi faktörler gözetilerek dağıtılması gerekmektedir.
– İlk yıl için öngörülen ödenek, stratejik öneme sahip yatırımlar veya projeler hariç olmak üzere, proje maliyetinin % 10’undan az olamaz. Ayrıca sonraki yıllar için başta öngörülen ödenek dilimleri sonradan azaltılamayacak; tam tersi ödeneğin müsait olması ve yükleniciyle mutabık kalınması şartıyla; arttırım yoluna gidilebilecektir.
İdari Çalışmalar
– Öncelikle ihtiyacın niteliğinin kesin ve net olarak belirlenmesi gerekmektedir. İhale konusu işin niteliği (yapım, danışmanlık, hizmet vb.) belirlenerek, hangi usulde (açık, belli istekliler vb) ve hangi sözleşme türü ile (götürü bedel, birim fiyat vb.) ihale edileceği tespit edilmelidir.
* Yapım ihalelerinin, uygulama projesi üzerinden götürü bedel ihale edilmesi esastır. Ancak doğal afetler gibi ivedilik gerektiren işlerde ve/veya bakım onarım işlerinde ilave işlerin çıkabileceği düşünülerek, birim fiyat üzerinden ihale edilebilmektedir.
– Yaklaşık maliyet çalışmaları, yapımı istenen projenin en ince ayrıntısı hesaba katılarak; günümüz piyasa şartlarına ve yürürlükteki ihale mevzuatına uygun, gerçekçi ve doğru bir şekilde hesaplanmalıdır. Gerekirse bu konuda profesyonel destek (ihale) alınmalıdır. Bütçe programlanmasında ve tekliflerin karşılaştırılmasında kullanılan yaklaşık maliyet, ilgisi olmayan kimse ile paylaşılamaz.
– Çokça sorun yaşanan bir diğer husus, idare ve yüklenicinin fiyat farkı hesaplanması sırasında ortaya çıkan anlaşmazlıklardır.
* Fiyat farkının, sabit katsayı ve endeksler koyarak hesaplanması esastır. Bu katsayılar idare tarafından belirlenip, dokümanda belirtilmesi gerekmektedir. Ancak bakım onarım işleri ile demir, ahşap , akaryakıt gibi girdilerin az olduğu işlerde; üretici fiyat endeksine göre hesaplama yapılabilecektir.
Fiyat farkı hakkında detaylı bilgi için Tıklayın
[ads]
– Matbu idari şartname veya sözleşme tasarısı revizyonları, dipnotlarında yazan esaslar doğrultusunda yapılması gerekmektedir.
– İhale yetkilisinden; ihale onayı alınarak, İKN (ihale kayıt numarası) EKAP üzerinden temin edilmelidir.
– Komisyon üyeleri tespit edilmelidir. ve Son olarak, İşin yaklaşık maliyetine göre ilan süresi ve yayın yeri gibi hususlar belirlenmeli ve ihale yayınlanmalıdır.
Sonuç ve Değerlendirme
İş bu yazımızda, yapım ihaleleri hazırlık sürecindeki önemli gördüğümüz kısımlara vurgu yapmış olduk. Özetle, sözleşmenin uygulanması sırasında çıkan anlaşmazlıkların bir çoğu, malesef sözleşme öncesi idarelerin ihaleye hazırlıksız çıkmasından kaynaklanıyor. Bu durumun önüne geçilmesi; idari kurumlar ile yargı makamlarımızın iş yükünü oldukça rahatlatacaktır.
Saygılarımla…
